Chatbot RH : le nouvel outil conversationnel au service des RH

Populaire depuis quelques années, le chatbot s’identifie comme étant un agent conversationnel, doté de la capacité de dialogue avec un ou plusieurs utilisateurs. Avec l’évolution technologique, certains sont même capable de répondre à des questions de plus en plus complexes, voire établir une vraie conversation bien élaborée. S’ils ont été longtemps réservés à la vente à distance et à la relation client, les chatbots intègrent aujourd’hui les ressources humaines.
 

Le chatbox, devenu un incontournable en RH

Une récente enquête compare le phénomène chatbot rh de 2018 à la situation actuelle. Résultat, cet outil a su gagner en ampleur dans les services RH :

  • 43% des entreprises sondées n’ont pas mis en place un chatbot, contre 77% en 2018 ;
  • 32% projettent d’y avoir recours, contre 17% ;
  • 25% ont déjà mis en place contre 6% ;
  • 60% connaissent ce qu’est un chatbox, contre 22% en 2018 ;


 

Le chatbot, véritable assistant virtuel et agent conversationnel

Grâce à sa capacité à échanger des conversations vocales ou textuelles, le chat bot est capable de réaliser une liste de tâches, dans un cadre prédéfini, voire de participer à des échanges de plus en plus complexes. En outre, cet outil dispose d’une faculté d’adaptation au langage naturel de l’homme. Tous ces paramètres font de lui un outil privilégié en ressources humaines.

La disponibilité

Un chatbot rh est disponible en semaine comme en weekend, 24h/24. Il peut alors répondre à des questions de collaborateurs durant les horaires de fermeture, que ce soit sur leur solde de congé, leurs jours de RTT, leurs fiches de paie ou encore leurs droits à la retraite.
Dans cette optique, le déploiement de cet outil n’est ni limité dans le temps ni l’espace. La réponse se fait immédiatement, sans besoin de prendre rendez-vous, d’attendre un email ou de passer un appel téléphonique. En outre, le collaborateur peut poser sa question depuis n’importe quel terminal.

L’adaptation

Le chatbot est apprécié pour sa capacité d’adaptation, avec un taux de réponse de 80% pour les questions posées. Si l’interrogation est jugée trop complexe, il redirige directement la personne vers le service ou la personne concernée.

En outre, il contribue au bon fonctionnement du service des ressources humaines. En effet, la récurrence dans les questions posées par les collaborateurs sert de support d’analyses pour prendre de nouvelles décisions.

Vecteur d’échanges en interne

Grâce au chatbot, les collaborateurs peuvent non seulement poser des questions individuelles, mais aussi participer aux échanges au sein de l’entreprise. Cette situation témoigne du degré de satisfaction des collaborateurs et de leur bien-être, et indique qu’ils s’intègrent bien au groupe.

Ces échanges permettent également d’identifier rapidement un dysfonctionnement, et en trouver une solution immédiate et adaptée.
 

Quelques pratiques d’usage du chatbot dans la gestion RH

Le chatbot permet à la branche RH de mieux se focaliser sur l’essentiel, en supprimant les pertes de temps liées aux échanges collaborateurs-dirigeants. Voici quelques points de pratique qui démontrent que cet outil peut améliorer cette branche de l’entreprise.

Des réponses immédiates personnalisées
Lorsqu’un collaborateur souhaite poser une question sur sa fiche de paie, son solde de congé ou sur comment récupérer son mot de passe SIRH, il perd un temps conséquent à chercher une réponse. Soit, il essaie de trouver par lui-même en envoyant un mail ou en se déplaçant vers le service concerné, soit il dérange son voisin. Avec le chatbot, il peut avoir une réponse instantanément. D’ailleurs, près de 80% des réponses sont automatisables.
 
Organisation des tâches au quotidien
En tant qu’assistant virtuel, le chatbot est efficace dans l’organisation des tâches courantes :
Il permet d’enregistrer un maximum de données concernant l’intégration d’un nouveau salarié (matériels attribués, état civil…) ;

  • Il gère les absences ;
  • Il planifie les congés ;
  • Il aide au calcul des droits de retraite…

Chez Overstock, une entreprise américaine, le chatbot Mila peut être contacté par un collaborateur malade pour notifier de son absence. Ainsi, l’outil transmet immédiatement l’information à un responsable, qui peut programmer un remplacement rapidement.
 
Gestion d’agenda
Doté d’une grande interactivité, un chatbot RH est l’outil idéal pour trouver un créneau disponible dans les agendas de plusieurs salariés, de réserver une salle de réunion dans la bonne plage horaire, d’organiser le planning des entretiens d’embauche lorsque l’entreprise recrute de nouveaux employés.

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